职场中,电话沟通有技巧
2017-10-10


来源:海峡人才报


    工作这么多年,打过无数的电话,也接过无数的电话。相信每一个进入职场的人,都不可避免地要接触到电话沟通,电话沟通的好坏直接影响到工作效率,因此,电话沟通的技巧不能不学。

    1.打电话前要打好腹稿
    打好腹稿,即要明确电话沟通的目的、对方会有什么样的反应、如何应对。当然,如果你久经职场或者应变能力特别强,那也可以不用打腹稿。在电话沟通中,一旦被对方问住,卡壳了,通常就很难达到预期效果。

    比如本地有客户要上门拜访,上级领导让你确认对方拜访的时间,如果你以为真的只是确认时间那么简单,那就会给自己留下很多后患。

    首先,这次电话沟通的目的不仅仅是确认时间,而是如何顺利地让客户完成拜访,确认时间只是其中一部分,对方如果是开车来的话,很有可能会在电话中咨询如何停车;如果是乘坐公交,那么就会问在哪个站点下车比较方便。你的每一次电话都代表着公司形象,打好腹稿让你更有效地完成电话沟通。

    2.休息时间不打电话
    休息时间不要打电话,特指中午的休息时间。所有的电话沟通,尽量在上班时间完成。除非十万火急,最好不要在中午的休息时间打电话。很多公司都有午休的习惯,就算对方没有在午休,也有可能在吃午饭。无论哪种情况,都是电话沟通非常不好的环境。

    3.尽量在5分钟内完成电话沟通
    职场上的通话,讲究效率,通话时间越长,反而越没效率。简言之,大家的时间都很宝贵,对方还有一大堆事,你想浪费时间,人家不一定愿意呢。所以,尽量言简意赅,正确表达诉求。

    4.第一声很重要
    标准的第一句通话应该是:“你好,我是XX公司的XX”。你的声音没有那么独特,不要苛求大家一听到声音就知道是你,反正对方也会问,何不在一开始就自报家门?若是在你说了一堆之后,对方再问一句你是谁啊,你前面说过的话等于是白说。

    5.保持愉快的心情
    没有人愿意接受负能量,大家都想跟阳光积极的人一起共事。如果你心情不好,请摆正了心态再去打电话或者接电话,毕竟电话仅仅靠声音交流,你的坏心情会通过电话线传导到另一端,就算你有很正常的诉求,对方也会打折扣。

    6.一定要有明确的时间期限
    我们在电话表达诉求的时候,不一定每次都能获得对方响应,总会有各种各样的理由或者突发事件,一定要有明确的时间期限,如果不能马上满足诉求,那么什么时候可以呢?一方面给对方以紧迫感,另一方面也为跟踪进度留下依据。

    7.做好记录
    烂笔头胜过好记性,电话沟通要做好记录,尤其是需要后续跟踪的电话沟通。时间久了,或者忙碌起来,你不一定记得当初电话沟通的内容,做好记录是个很好的习惯。

    8.挂电话的礼貌
    讲完就挂电话是相当没礼貌的事情,结束交谈时,客气地讲一声“再见”,更能体现职场涵养。

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