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    优势职场人的工作汇报术

    2018-8-28

    来源:中人网


        懂得汇报工作是每个职场人的必备技能,懂得正确的汇报工作会给职场加分增色。那么我们该如何进行工作汇报呢?

        何时进行工作汇报?
        1.事前汇报
        事前汇报就是针对“我打算用什么方法去完成某个事情,得到某种结果”进行汇报。领导听取汇报后,如果发现你的方法或目标有不妥、有偏差,会及时提醒你;如果领导觉得没问题,就会简短告知你去做。

        2. 事中汇报
        事中汇报主要是汇报进度。事情做到了什么程度、在不在可控范围内、需不需要支援你等,领导清楚进度后,做到心中有数,事情就能得到顺利开展。

        3. 事后汇报
        事后的汇报就是汇报成果。工作完成后,做出了什么成果,不管是好是坏,及时地汇报给领导。事后汇报切记要及时,不要出现领导来问工作的情况。员工养成良好的汇报习惯,主动地汇报,就会极大地提升部门的整体工作效率,避免领导反复地跟、催、要工作结果的情况。

        如何汇报工作?
        除了要明白何时汇报工作,很重要的还有该如何汇报工作?或者说汇报工作到底要汇报哪些内容?太长的汇报,领导没时间听,太短的又怕说不清楚内容。那到底该怎么做呢?

        1.汇报工作请先说结论
        汇报工作,请先汇报结论。在1分钟之内说出结果和结论,之后再汇报具体内容。

        领导安排小王去询问周五会议的准备情况,确认是否可以按时开展。小王回来这样汇报:领导,我已经了解情况,材料部许经理周五有会议要参加,而营销部李总监因为家中有事情需要请假,周五会议室招商部约了客户要进行现场演示和谈判;设计部周五也安排了部门工作会议要开。所以,您看这会议怎么安排呢?

        领导听了这样的汇报,一头雾水,决策效率自然就很低。如果按照汇报工作的第一个原则即先汇报结果来的话,就会是这样的:领导,周五会议的时间可能需要调整(先亮结论),原因是(再说原因):材料部许经理和营销部李总监都有事不能参加,周五会议室招商部约了客户要使用,另外设计部周五也要安排部门会议。

        领导听了汇报后,点头说道:那再和他们协调时间,重新安排。领导是根据员工所提供的客观信息来进行决策的。员工说的逻辑清晰,有理有据,领导决策自然就轻松、准确。可见养成良好的汇报习惯是非常重要的。
    先汇报结论再汇报具体内容和原因的好处还在于,很多事情领导想要知道的只是结论而已。

        2.汇报要有客观的数据和事实
        汇报内容必须要客观、讲事实,有一说一,有二说二,不要空谈瞎讲。

        比如一次招聘汇报,小李给领导汇报这次去校园招聘的情况:领导,这次校园招聘会取得了不错的效果,口碑也很好,校方也很满意、很支持,我觉得以后可以多搞几次。领导听后,仍是半信半疑,因为他没有可靠和有力的事实和数据来支撑他做决策,是否大力投入,心中也是有一连串的疑惑:效果不错体现在哪里?口碑好到什么程度?校方满意和支持是什么意思?

        而作为汇报者,就应该把这些疑惑从自己这里解决掉,根据有数据讲事实的原则,汇报应该是这样:领导,这次校园招聘会比较成功的。我统计了一下,上午共有285位求职者现场登记,其中有100位填写了求职申请单,通过电话邀约后,目前有56名会在接下来的一周之内分别到公司参加面试。另外,学校就业指导中心的领导还来视察交流了相关工作,并表示希望我们以后再次参加该校招聘。

        领导听了这样的汇报,有明确的数字、客观的事实做支撑,当即决定:以后要继续保持和学校的交流,有组织校园招聘,就要积极去参加。

        3.汇报工作前,请准备好解决或备选方案
        “让领导做选择题,而不要让领导做问答题”已经是职场人的共识。优秀的员工从来不会问领导该怎么做,而是问领导,您看是用A方案好,还是B方案好?或者是您看这样行不行等等。

        很多员工一遇到问题,就习惯性地找领导解决,这样既不利于员工成长,也给领导额外增加了负担。所以下属遇到问题要请示和求助领导时,请至少准备好几个备选方案,实在不行,哪怕准备一个也可以,至少证明你事先动脑筋思考过。如果毫无准备就找领导,只会是自讨没趣,甚至是一顿臭骂。

        近期有员工反复给管理后勤工作的小王反应食堂饭菜标准太低,建议提高公司餐标。下午小王发现领导正好在办公室,就跑进去把情况反应给领导,并说道:“领导我们的食堂伙食其实我觉得已经不错的,可是他们一直在反应问题,你看这怎么办才好呀?”领导沉着脸说:“你的解决办法呢?如果没有想到,那就回去想,想好了再来找我。” 

        根据汇报工作的第三个原则,汇报前准备好解决方案,这次汇报就应该是这样:领导,最近有员工反应食堂餐标太低,建议我们提高食堂餐标。我具体和反应情况的同事做了了解,看样子只是个别人员意见。保险起见,我接下来再做一个系统调查,确定到底是个别人还是集体都反应这个情况。如果确定是个别人我们就做沟通解决;如果是集体,那我把他们的建议整理成方案汇报给您,您看可以吗?
     
        这样,领导就只需要回答可以还是不可以,即便你的方案领导觉得不行,他也不会怪你,因为你已经主动思考了,而且还有具体方案,只是方案欠妥。领导只需要在你的方案上完善或者是提醒你注意哪些方面即可。

        掌握好以上三个汇报的原则,可以帮助你在职场中少走很多弯路,变得越来越好。